Guide d'étude Kroll — Édition Québec 2026
Un guide de formation bilingue complet pour les techniciens en pharmacie du Québec qui effectuent la transition d'AssystRx vers Kroll. Couvre la facturation RAMQ, les normes de l'OPQ, la Loi 25, les flux de travail d'ordonnance et les meilleures pratiques de migration.
Introduction
Aperçu du Guide utilisateur Kroll et de sa portée.
Le Guide utilisateur Kroll pour pharmacie constitue un manuel complet destiné aux nouveaux opérateurs du logiciel de gestion des ordonnances Kroll. Il décrit les tâches administratives essentielles, telles que la connexion au système, la gestion des profils d'utilisateurs autorisés et la création de groupes d'utilisateurs avec des niveaux de privilèges spécifiques. Le document détaille les capacités étendues du logiciel pour l'organisation des dossiers patients, la gestion des données sur les médicaments et les préparations, ainsi que la tenue des informations sur les prescripteurs. Les utilisateurs y trouveront également des instructions pour l'exécution des ordonnances, la gestion de l'adjudication des assurances et la réalisation des comptages d'inventaire cycliques. De plus, le guide couvre la génération de divers rapports quotidiens et hebdomadaires afin d'assurer la productivité et la sécurité de la pharmacie. Produit par TELUS Santé, cette édition 2025 fournit un flux de travail structuré pour aider le personnel à naviguer dans les complexités des opérations modernes de dispensation.
Cadre réglementaire du Québec
RAMQ, normes de l'OPQ, Loi 25 et portails de santé numériques qui encadrent la pratique quotidienne en pharmacie au Québec.
La Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ) administre le régime général d'assurance médicaments (RGAM). Pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, la RAMQ a établi de nouveaux paramètres de contribution : franchise mensuelle de 22,00 $, coassurance de 30 % et contributions mensuelles maximales plafonnées selon la catégorie de la personne assurée. Ces paramètres changent chaque 1er juillet.
L'Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ) exige un dossier-patient unique et complet dans un système de gestion de pharmacie certifié. Kroll est un système certifié. Les pharmacies doivent maintenir des informations patient cohérentes et exactes — un dossier par patient — incluant les médicaments, allergies, conditions cliniques et données d'assurance. Cette norme assure la continuité des soins et la sécurité des patients.
Selon le Guide utilisateur Kroll pour pharmacie (mars 2025), le logiciel comprend plusieurs fonctionnalités conçues pour gérer la vie privée et le consentement des patients, conformes aux exigences de la législation sur la vie privée telle que la Loi 25 du Québec. Bien que la source ne nomme pas explicitement la « Loi 25 », elle détaille les fonctionnalités suivantes en matière de protection de la vie privée :
1. Gestion du consentement à la vie privée du patient
Kroll permet aux pharmacies de configurer et d'enregistrer des niveaux spécifiques de consentement du patient directement dans le profil patient.
- Invites de consentement : Le système peut être configuré pour afficher un message de consentement à la vie privée chaque fois qu'une information est ajoutée au profil d'un patient.
- Enregistrement du consentement : Les utilisateurs peuvent enregistrer si un patient a donné un consentement Inconnu, Écrit, Verbal ou Aucun pour le stockage de ses informations. Une fois enregistré, l'invite n'apparaît plus pour ce patient.
- Consentement obligatoire pour la dispensation : Une configuration au niveau du magasin peut être activée pour exiger le consentement à la vie privée du patient avant qu'une Rx puisse être exécutée, assurant la conformité légale au point de service.
- Consentement du tuteur : Le système peut être configuré pour exiger le consentement du tuteur pour les patients de moins d'un âge spécifique.
2. Sécurité, accès et journalisation
Pour maintenir l'intégrité des données et suivre l'accès aux renseignements personnels, Kroll utilise un cadre robuste de sécurité et de journalisation.
- Journalisation de l'accès aux données : Le système peut enregistrer chaque instance d'accès ou de modification d'information utilisateur, ainsi que tout accès ou modification des données de carte de crédit du patient.
- Rapports restreints : L'accès aux rapports contenant des informations sur tous les patients peut être restreint, nécessitant une entrée de journal et des identifiants spécifiques pour s'exécuter.
- Permissions utilisateur : L'accès aux écrans sensibles, tels que l'écran Rx, le profil patient ou les rapports financiers, est contrôlé par les permissions de groupe d'utilisateurs.
3. Agents autorisés et soignants
Le logiciel comprend des mécanismes formels pour suivre qui est autorisé à agir au nom d'un patient, ce qui est un élément essentiel de la réglementation sur la vie privée.
- Enregistrement des agents : La fonction Agents autorisés permet aux utilisateurs de consulter et d'enregistrer les personnes autorisées à agir pour un patient.
- Contrôle des permissions : Pour chaque agent, les utilisateurs peuvent spécifier des permissions granulaires, telles que la possibilité de commander/récupérer des Rx, recevoir des conseils ou consulter les comptes à recevoir.
- Classifications des soignants : Les paramètres de configuration permettent aux pharmacies de distinguer entre les soignants autoritatifs et non-autoritatifs pour les adultes et les mineurs, en appliquant des permissions par défaut différentes à chacun.
4. Vie privée dans l'étiquetage et la communication
Kroll fournit des outils pour protéger les renseignements des patients sur les documents physiques et les étiquettes.
- Étiquettes de confidentialité : Les pharmacies peuvent configurer des « Étiquettes de confidentialité » pour l'impression laser ou thermique qui incluent ou excluent sélectivement des détails sensibles tels que les montants de co-paiement, les paiements de tiers et les indicateurs de produits réfrigérés.
- Préférences du patient : Les patients peuvent refuser de recevoir certains documents, tels que les monographies Kroll Care ou les cartes portefeuille imprimées, directement via les paramètres de leur profil.
MonDossierPharma et les portails propres aux bannières permettent aux patients de consulter leurs dossiers de médicaments. Les données dans Kroll doivent être cohérentes avec ce que les patients voient en ligne. Les techniciens doivent assurer l'exactitude des noms de médicaments, des posologies, des codes SIG et des dates de dispensation. Les écarts entre le système de pharmacie et les portails peuvent miner la confiance des patients et causer des problèmes de conformité.
Ce résumé d'étude couvre les tâches essentielles de maintenance de base de données que les équipes de pharmacie doivent effectuer avant, pendant et après la migration d'AssystRx vers Kroll. Une bonne hygiène des données assure une transition fluide et préserve l'intégrité des données.
Avant la migration, il est essentiel de fusionner les dossiers patients en double. L'utilitaire de fusion de patients de Kroll (accessible via F3 → Recherche patient) permet au personnel d'identifier et de consolider les dossiers appartenant à la même personne. Cela garantit que chaque patient possède exactement un dossier, évitant les erreurs de facturation, les alertes cliniques en double et les historiques de médicaments fragmentés. Le processus de fusion transfère toutes les ordonnances, notes, allergies et données d'assurance du dossier secondaire vers le dossier principal.
Les noms de patients francophones contiennent souvent des caractères accentués (é, è, ê, ë, à, ç, etc.) qui peuvent ne pas se transférer correctement entre les systèmes. Avant la migration, exécutez un rapport pour identifier les noms avec des caractères spéciaux et vérifiez qu'ils s'affichent correctement dans Kroll. Les champs Nom de la fiche patient (F3) doivent être révisés. Kroll supporte l'Unicode, mais les données importées de systèmes hérités peuvent contenir des artefacts d'encodage nécessitant une correction manuelle.
Les dossiers patients inactifs et les ordonnances expirées doivent être archivés ou purgés avant la migration pour réduire le volume de données et améliorer la performance du système. Utilisez les outils de rapport de Kroll pour générer des listes de patients sans activité au cours des 12 à 24 derniers mois, et des ordonnances expirées depuis plus d'un an. Coordonnez avec le pharmacien-propriétaire pour déterminer les politiques de conservation conformément aux réglementations du Québec. Nettoyer ces données avant la migration réduit considérablement le temps de transfert et les erreurs potentielles.
TELUS Santé publie un bulletin mensuel 'Capsule du mois' avec des conseils, mises à jour et meilleures pratiques pour les équipes de pharmacie utilisant Kroll. Ces capsules contiennent souvent des directives spécifiques à la migration, incluant les pièges courants, les flux de travail recommandés et les nouvelles fonctionnalités pouvant aider à la transition. Les équipes devraient s'abonner et consulter chaque capsule dans le cadre de leurs activités continues de préparation à la migration.
Raccourcis clavier essentiels
| Raccourci | Fonction |
|---|---|
| F3 | Recherche patient — trouver et ouvrir les dossiers patients |
| Shift+F5 | Recherche médicament — chercher par DIN, nom ou ingrédient |
| Alt+X | Sortie rapide — fermer la fenêtre actuelle |
| I | Information assurance / régime (dans la fiche patient) |
Guide d'étude
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Cartes-éclair
Révisez les concepts clés avec des cartes-éclair interactives.
Quiz
Testez vos connaissances Kroll avec des questions à choix multiples.
Guide technique
Guide utilisateur Kroll complet en PDF et diaporama visuel : architecture système, intégrations et flux de travail provinciaux.
Diaporama visuel
Vidéos
Tutoriels vidéo pour vous aider à apprendre Kroll.
Introduction à Kroll
Bases de l'exécution d'ordonnances dans Kroll
Module de flux de travail Kroll
Sources
Documentation officielle, guides et matériaux de référence.